Жизнь ивентора

Разрешите поделиться классным событием! 16 августа в Парке Победы на Поклонной горе пройдет девятый благотворительный гастрономический забег RUN & EAT. В этом году организаторы ожидают более 3500 участников. Собранные средства фонд «СЧАСТЬЕ» направит на проведение форума «Другая школа» — образовательной программы для воспитанников и выпускников детских домов. Помимо основных дистанций на 5 и 10 км и детских стартов на 500 м и 1 км, гостей ждет насыщенная гастрономическая программа, которая будет сопровождать забег с открытия стартового городка и до награждения победителей. Чтобы принять участие в забеге, необходимо зарегистрироваться на сайте RussiaRunning, заполнить анкету участника и оплатить регистрационный взнос. Но и для тех, кто не планирует бежать, на RUN & EAT точно будет, чем заняться. Следить за новостями и узнать подробный тайминг можно в тг-канале забега.

Ситуация - сюр: Я в 7 утра с тремя тяжеленными сумками еду на самокате на монтаж. А все потому что фактическое перекрытие дорог не соответствовало обозначенному на планах мос транспорта. И к площадке было не подобраться ни с какой стороны. Слава богу, что мы попросили подрядчиков завезти все оборудование на день раньше. И почти всем удалось. Иначе была бы катастрофа. Вывод: картам перекрытия, опубликованным на сайте мос транспорта верить нельзя. Ирония: обе площадки мероприятия оказались в центре соревнований по триатлону и в кольце перекрытий дорог. За кадром: доп расходы за пронос, парковки, доп грузчики, ранний заезд на монтаж, доплата за человеко-часы 🫠

Угадаете, где находится наш новый офис?

Новая глава в жизни EVENTEX Мы переехали в новый офис. Завтра первый рабочий день. Снова волнительно. Но, как вы помните, мы ведь совсем недавно (в октябре) заезжали уже в новый офис и делали там крутой ремонт. Почему опять переезд? Мы облажались. Перед тем как заезжать в офис на октябрьском поле, мы проверили все документы арендодателя, право собственности, доверенности и всё-всё-всё. Кроме одного: Плана строительства города. Оказалось, что на месте здания пройдет крупная дорожная развязка, поэтому здание изымают в пользу государства. Денег за ремонт никто не вернет, такое решение суда - это форс-мажор по договору. Такие дела 🫠

Дилемма основателя агентства: со мной или без меня Я искренне хочу сопровождать каждый наш проект, особенно если речь о выездных мероприятиях. Но регулярно выпадать из офисной жизни агентства на неделю - слишком большая роскошь для руководителя. И, конечно, выездные проекты любят все наши сотрудники. Координировать группу на выезде - это привилегия, хоть и работа. Я, как мама нашей команды, хочу, чтобы рабочая часть жизни сотрудников была интересной. Выездные проекты насыщают жизнь и укрепляют профессионализм. К тому же, несмотря на неформальную атмосферу в команде, отправиться в «приключение» с коллегой интереснее, чем с руководителем. Поэтому я с легкостью уступаю координацию команде, а сама остаюсь в Москве, когда знаю, что команда справится на месте без меня. Проекты, которые я пропускаю за последнее время: выездное мероприятие в Марокко, выезд в Грузию и Армению, Сочи. Сейчас идет проект на Алтае, а через неделю - Калининград. Спасибо команде за профессионализм и довольные отзывы клиентов. Спасибо клиентам за доверие 💜

Ответственность организатора и ответственность заказчика. Где грань? Мы любим мероприятия организовывать «под ключ» на внешних площадках, потому что тогда вся ответственность на нас как на агентстве; а от Заказчика требуются только согласования и оплаты. И то многие клиенты, кто нас знает, говорят: «сделайте как посчитаете нужным»/«выберите сами». И вопросов тогда никаких нет ни к кому. Потому что мы ответственности не боимся и всегда стараемся выдать максимум. Сложности начинаются, когда мы сталкиваемся с работой на площадке заказчика и ситуацией, когда что-то предоставляет сам Заказчик или говорит: «это на нас». Но нужно понимать, что для Заказчика организация мероприятия - это не основная специализация, у него куча других задач, которые явно важнее, чем заранее найти на складе какую-то вещь или заказать расходники. А когда на стороне клиента что-то не готово, у него начинается волнение, и ему может показаться, что не готово ничего. И вот парадокс. Даже два: Первый: агентство свою часть выполняет на 100%, а эйфории от того как все здорово, не случается. Причем ни у кого. Клиент волнуется, потому что у него есть задачи, за которые он несет ответственность. А агентство волнуется, что есть задачи, которые не в его власти. Второй: вроде бы Клиент привлек агентство, но все равно много делает самостоятельно. Ощущения не очень. И даже когда ивент прошел хорошо (чего бы это ни стоило), осадочек остается. Решение для меня только одно: закрывать абсолютно все задачи силами агентства. Будь это макеты или клининг во время мероприятия (даже если ивент проходит на территории Клиента). Совет для Заказчиков: доверяйте своему агентству, если уж выбрали его. Вы не просто так сделали свой выбор, а у агентства не просто так есть репутация и опыт. Это чего-то да стоит.

Друзья, вы знаете я очень избирательна в работе с новыми подрядчиками. И все больше проектов у нас проходят с режиссурой. А хороший режиссер, как известно, на вес золота. Недавно мы открыли нового для себя режиссера мероприятий - Камилу Татлыеву. Камила ведет собственный канал, рекомендую подписаться: https://t.me/Tatlyeva_Kamila Она режиссировала мероприятия в Ницце, Монако, звездным людям. Масштаб и разносторонность проектов впечатляет. В канале она делится лайфхаками и внутрянкой проектов, и разборами шоу (например, разбор Crave в 4х частях, он в закрепе кстати, такое я еще ни у кого не читала🔥) личными рассуждениями, что могут быть полезны каждому творческому человеку и кто работает в нашей сфере. Подписывайтесь, отрываю от сердца контакт! Рада открывать для вас новых людей🔥

Сила привычки Пригласили на завтрак в отель LOTTE, еду сейчас и понимаю, что по привычке позавтракала дома. Упс.🙈

Договор - это рукопожатие Мы с этим столкнулись при подготовке мероприятия в Грузии и Армении. Вот уже через неделю наши менеджеры едут с группой в поездку 😍 Остались последние формальности по документам. Учим иностранных партнеров составлять договоры, подписывать приложения и проводить всё официально. Расскажем потом как прошло, не переключайтесь!

Ваш гейт закрывается! Короткая история об уведомлении, прочитанном сквозь сон. Я в Казани, 07:38, я сплю, приходит уведомление на почту. И приоткрыв один глаз читаю: «YOUR FLIGHT IS GETTING CLOSER». Мой мозг считывает это как «Ваш гейт закрывается». А у меня микропаника, что я перепутала даты, и самолет улетает без нашей группы. Группа летит в Марокко следующей ночью, а я провожаю их в аэропорту Москвы. Соответственно, для этого я должна сначала вернуться из Казани в Москву 😄 Отбрасываю волнения, читаю еще раз: «YOUR FLIGHT IS GETTING CLOSER». Фууух….это просто уведомление о приближении предстоящего перелета. Можно доспать еще 10 минут до будильника. Доброе утро!

Влюбились в концепцию, а нас не выбрали Пу-пу-пу (мне всё-таки 30+, имею право так начинать мысли). Мы разработали креативную концепцию мероприятия под задачи заказчика, на наш взгляд - идеальную (как авторы имеем право так думать). Вдохновленные пришли на защиту, а вышли расстроенные. Оказалось, что IT-компания, для которой нужен ивент, планирует вступление в структуру банка. А основной символ фестиваля, который мы предложили имеет косвенную связь с премиальным сегментом одного из российских банков (соответственно, конкурирующего). О планируемых реорганизациях бизнеса клиента мы не знали, официально этой информации нигде нет еще. Да и ассоциация с другим банком не то, чтобы у всех на виду. Но мы не опустили руки и предложили альтернативные варианты символа мероприятия, а также концепт без символа как такового. Но это не помогло. Клиент выбрал предложение другого агентства. Что как и почему нам еще предстоит обработать и обдумать. Но вот здесь мы уже расстроились, потому что хотелось бы реализовать придуманный креатив. Он кайфовый. Может пойти готовым с предложением к тому самому банку, про который упомянул клиент? 😁