УПРАВЛЕНИЕ-ПРОЕКТАМИ.РУ

Про правильный выбор🎵 Захожу сегодня утром офис и думаю, мол, какая песня сейчас заиграет в наушниках, пока я в лифте буду подниматься - так и день пройдет. Считаю, система сделала лучший выбор с учетом того, что сегодня утром у меня архитектурный совет, а вечером - инвестиционный комитет. Всем отличного дня, а я побежала за кофе☕ @upravlenieproektami

Выдыхаем 🌬 Фух, кто закончил таки бюджетирование портфеля проектов на следующие три года и защитил бюджет а еще даже почти достроил гараж - тот я😊 Поэтому по горячим следам давайте, что ли, накидаем несколько постов по мотивам этой большой и важной задачи и одновременного ночного кошмара любого руководителя проектного офиса. Для начала - бюджетирование для ленивых или метод понижающего коэффициента. Чтобы с почти 100% вероятностью определить бюджет, которые вы освоите в следующем году на ваши проекты, делаем четыре простые шага: 1. Берем все уже законтрактованные проекты, и от них оставляем 80% общей суммы. 2. Берем проекты в высокой стадии проработки (которые вот-вот получает уже инвестиции) или на этапе закупочной процедуры, и от них оставляем 30% общей суммы. 3. Берем все "новые, важные и, конечно, нужные компании" проекты, которые еще толком не проработаны, и от них оставляем 10% общей суммы. 4. Суммируем полученные цифры. Профит, реалистичный бюджет на следующий год готов!💲 И это ни разу не шутка, кстати. Годы бюджетирования портфелей самого разного размера показывают, что можно убиться, рассчитывая 100+ параметров для каждого проекта, приоритезируя их как не в себя и выполняя еще кучу полезной работы - но на выходе освоение в следующем году будет ровно по формуле выше +/-5%. Релевантно, конечно же, только для ИТ-проектов, как оно там в стройке или оргпроектах - не знаю, но почему-то думаю, что примерно так же. Если бы я могла - я бы вообще бюджетирование как процесс отменила, и пользовалась только этой формулой, но, к сожалению, у экономистов крупных компаний обычно другое мнение. Продолжение позже, не отключайтесь. А вы как, закончили бизнес-планирование? @upravlenieproektami

Фраза с сегодняшней конференции по проектным офисам: Мы вообще-то делаем проекты на героизме, а не на методологии! Sad but true😊

А что будет, если мы не сделаем этот проект?🙅‍♀️ Формировала тут на днях шаблон заявки на проект, и сразу вспомнилось. В прошлом проектном офисе у меня была чудесная практика – требовать от Заказчика написать в заявке на проект и потом в уставе проекта ответ на вопрос «а что будет, если проект не будет сделан вообще?». Идея не моя, я ее стащила у коллег из бывшей ТНК- BP, а потом случайно выяснила, что и в Газпром-Нефти используется такой же подход. Тогда моим любимым развлечением было наблюдать, как люди «зависают» на этой формулировке на этапе заявки, а потом воровато так пишут, мол «будем тратить времени столько же, сколько и сейчас, но зато качественно!» или «возможно, в перспективе 50 лет мы недополучим столько-то прибыли, но, возможно, и нет». Были даже такие, кто на этом шаге осознавал, что проект ему не очень-то и нужен. Ну и на защите проекта это было хорошим моментом для разумного челленджа. На уровне устава это тоже оказалось полезной штукой - в случае, если резко начинался scope creep или появлялись неразумные требования по деньгам и срокам – всегда можно было вернуться к уставу и сказать, мол, ок, вот тут такие последствия, если мы проект не сделаем, а последствия увеличения срока и бюджета – вот такие. Вот и пусть руководство сравнит, что важнее. В 90% случаев работало. Советую. P.S. Поначалу особо сообразительные коллеги старались и писали туда прям совсем критичные для компании вещи, мол, потеряем прибыли на 100 000 млн.руб, закроемся и проч. Отлично решилось введением постинвестиционного мониторинга в форме контроля заявленных выгод, масштаб таких заявок резко упал. @upravlenieproektami

Про работу со стейкхолдерами 👷 Как вы помните - мы тут строим гараж. И вчера мне прораб показал мастер-класс по управлению ожиданиями и стейкхолдерами. Диалог при обсуждении плана земляных работ и заливки плиты между прорабом, мужем и мною: Прораб: А еще - это я вам, женщина, говорю! - на участке будет работать техника. Я: - Эээ... <думаю, я-то тут причем, ну пусть работает> Прораб: У вас там цветы есть? Так вот, женщина, они - погибнут! Все! Потому что будет работать техника! Я: Эээ... ну ладно... Прораб (отводя мужа в сторону): Мужик, мне кажется, она не поняла. Ты ей все-таки еще раз вечером объясни, что все погибнет! А то она мне и тебе потом такой скандал устроит! И цветы купи! Опытный товарищ, заключили с ним договор. @upravlenieproektami

Про тестовое задание для методологов📝 Я вам как-то рассказывала про тестовое задание, которое давала администраторам проектного офиса и бизнес-аналитикам. В текущем проектном офисе администраторы занимаются другим, аналитиков нет, но зато есть методологи. С полноценным тестовым мне заморачиваться было лень, поэтому я придумала для собеседований тестовую задачку с кодовым названием "one page". Задачка короткая, но позволяет выявить сразу несколько важных маркеров о кандидате. Задается на собеседовании, а не на дом, и звучит так: Представьте, что сегодня утром вас вызвал руководитель и поручил подготовить описание нашей методологии управления проектами на 1 слайд. Расскажите, что вы включите в слайд, и как он будет выглядеть? Если нужно - возьмите 5 минут на подумать или задавайте дополнительные вопросы. Ну и после обычно следует рассказ кандидата и обсуждение. Если интересно - можете написать свою версию ответа в комментариях, а я попозже сделаю пост про то, на что обращаю внимание лично я при принятии решения о дальнейшем взаимодействии с кандидатом. @upravlenieproektami

Про запрет на увольнение 👋 В отпуске тут было время предаться воспоминаниям. Мне как-то вместе с новым проектным офисом в наследство достался слабый руководитель проектов... даже не столько руководитель проекта, сколько очень самовлюбленный дядечка. Скажем, Павел, который почему-то назывался руководителем проекта. Через пару месяцев стало понятно, что Павел ходит на работу только пить кофе и трындеть, проекты один за одним летели в тартарары. Я пошла в HR, где мне популярно объяснили, что я не первый руководитель проектного офиса, который хочет отказаться от подарка судьбы в виде Павла, но Павел имеет жену в декрете и маленького ребенка (третьего или четвертого подряд, уже точно не помню), а еще хорошо знает трудовой кодекс и уже не раз сообщал о готовности пойти в суд в случае увольнения. Поэтому Павла трогать нельзя, компании не нужны проблемы. Ты его менеджер - вот и занимайся, это твоя задача, чтобы твои люди работали. Я, конечно, офигела от такой заявки. И, подумав, при распределении проектов стала честно говорить заказчикам и спонсорам проекта, мол, сожалению, но у вас будет такой себе руководитель проекта, худший в моем отделе, шансы у вашего проекта с ним почти нулевые. Но других нет, HR не разрешает заменить на адекватного специалиста. Все адекватные заняты, так что или берите Павла, или добро пожаловать в конец очереди на проекты. Через три месяца все закончилось, там, где HR разводили мне руками, для топ-менеджеров нашелся способ безболезненно избавиться от Павла. Павел компанию покинул на средненьких условиях, а я взяла нормального руководителя проектов. Я допускала, конечно, что вместе с Павлом компанию могу покинуть и я за такие выходки, но сработало. Не то что я вас призывала действовать так же, но руководителя важно понимать весь доступный ему арсенал, даже если он его и не использует. @upravlenieproektami

Кто пропустил новый кейс про повышение зарплаты слабому РПэшнику - еще можно успеть. Ответ скоро! А я пока передаю вам привет из Осетии, тут красиво🏔 @upravlenieproektami

#кейс Про необоснованное повышение зарплаты💰 Вы — руководитель проектного офиса в крупной компании. В вашем подчинении находятся 14 руководителей проектов. Один из них, Алексей - рядовой руководитель проектов с очень посредственными результатами. Алексей в целом делает проекты, но очень медленно, каждый его шаг нужно контролировать, часто - подключаться, иногда - спасать ситуацию. Инициативы Алексей не проявляет, сложные проекты не берет, лидерские качества у него отсутствуют как класс. А еще - у вас самого новый руководитель, Виктор, заместитель генерального директора, который пришел в компанию буквально неделю назад. На первый взгляд - вроде адекватный, но точно пока непонятно. Сегодня от HR вы узнали, что ваш новый руководитель в одностороннем порядке повысил Алексею зарплату на 30%, не согласовав это с вами. Причина повышения неизвестна и непонятна, учитывая, что Виктор только что пришел в компанию. Ну разве что какие-то прошлые связи? Помимо того, что Алексей повышения объективно не заслужил, есть еще одна проблема. Фонд оплаты труда (ФОТ) вашего проектного офиса ограничен, и теперь у вас не хватит бюджета, чтобы повысить зарплату двум ключевым руководителям проектов — Марии и Дмитрию. Они действительно сильные профессионалы, берут на себя самые сложные проекты, и их вклад критически важен для реализации портфеля проектов. Вы уже давно обещали им повышение уровня дохода, он был запланирован в этом квартале, но теперь из-за решения Виктора денег в ФОТ не осталось, а следующий пересмотр будет только через полгода. Вы спрашиваете Виктора о причине повышения и объясняете, что у вас уже есть обязательства перед другими сотрудниками, но он отделывается какими-то общими фразами про профессионализм Алексея, важность его для компании и т.д., и дает вам понять, что решение принято и обжалованию не подлежит, а вам нужно только молча подписать уже подготовленную служебную записку на повышение зарплаты Алексея. Также Виктор четко говорит, что дополнительный ФОТ в других отделах или статьях он искать тоже не будет, т.к. его непревышение - один из его КПЭ, и что лично он Марии и Дмитрию ничего не обещал, и сначала хочет посмотреть, как они работают. Да, даже если это повлияет на его КПЭ по выполнению портфеля проектов. Что будете делать? Вариант 1. Подпишу служебную записку. Раз руководитель так решил - значит, так надо, возможно, у него есть причины, о которых я не знаю. Марию и Дмитрия попрошу подождать еще полгода, объясню им ситуацию в смягченном виде, пообещаю увеличить ранее обещанный % повышения при возможности . Вариант 2. Поговорю с Алексеем напрямую, спрошу, чем вызвано повышение. Если причин для него нет (а я уверен, что их нет) - объясню проблему и попрошу его отказаться от повышения сейчас, но пообещаю, что через полгода точно добавлю эти 30% при следующем пересмотре ФОТ. Вариант 3. Не подпишу служебную записку, пусть HR отменяет повышение. Если это приведет к конфликту - я готов объяснить генеральному директору свою позицию, а вот объяснит ли свою Виктор - это еще вопрос. Может, он просто так меня проверяет? Вариант 4. Подпишу служебную записку, но найду ФОТ внутри подразделения для повышения зарплаты Марии и Дмитрию. Придется частично порезать премии нескольким сотрудникам в этом и следующем квартала, это вызовет возмущения, конечно, но куда деваться, лучше так, чем потерять двух ключевых игроков. Вариант 5. Не подпишу служебную записку, все честно расскажу Марии и Дмитрию и уволюсь к чертовой матери, сразу или как только найду работу. Виктор - клинический идиот, мы все равно не сработаемся. Вариант 6. Задействую личные связи и найду дополнительный ФОТ для повышения зарплаты Марии и Дмитрию. Формально так, конечно, в компании сделать нельзя, пойдет превышение, но все равно по году рано или поздно кто-то из проектного офиса уволится, и ФОТ выровняется. Главное - получить поддержку HR в этой афере, благо, я с ними в хороших отношениях. А Виктор пусть узнает уже постфактум. Вариант 7. У меня своя версия, расскажу в комментариях. @upravlenieproektami

Будни бюджетирования Идет информационная встреча о порядке внесения данных в реестр проектов для формирования бюджета на следующий год. Методолог: В колонке "Краткое наименование" надо написать короткое благозвучное название, по которому проект будет легко идентифицировать на дашборде. Портфельные менеджеры и руководители проектов: Все понятно, ни слова больше! Теперь у нас есть проект с кратким благозвучным названием СУИДиТДРиД_Ф0. @upravlenieproektami

#поискработы #ненадотак Про уникальный опыт 🐖 Из сопроводительного письма кандидата сегодня: Уверен, что мой уникальный опыт в качестве руководителя проекта в предыдущих компаниях будет полезен Вашей компании. Мое последнее место работы - агрохолдинг "Камский бекон", который специализируется на выращивании и убое свиней беконного типа. И человек-то, судя по самому резюме, перспективный, зачем же так сразу-то с козырей. @upravlenieproektami

Еще раз про таксидермиста Иннокентия и ИИ 🦊 Ссылка на кейс Вообще мне очень нравится смотреть, как ИИ-модели с каждым днем совершенствуются. Если пару лет назад в случае с Иннокентием ИИ предложил бы пойти в HR (формальный путь), год назад - провести беседу (попытка в софты), то сейчас он уже умеет генерить креатив, причем такой, который с большой вероятностью проблему решит. Запросила тут ответ DeepSeek на кейс с дополнительным промптом про то, что он - очень опытный руководитель проектов и тимлид, решивший в жизни сотню конфликтов, умеющий мыслить долгосрочными целями и не лишенный креативности. Ответ ИИ, как есть, без правок: Чтобы сохранить Иннокентия в команде, снизить дискомфорт коллег и даже превратить ситуацию в повод для сплочения - можно сделать следующее. 1. Легализуем лису, но в другом формате - "Офисный талисман": Предложите Иннокентию переквалифицировать чучело лисы в неформальный mascot команды. Например: - Надеть на неё забавные аксессуары (очки, шарфик с логотипом компании). - Объявить, что это "хранитель кода" или "талисман против багов" (юмор снимет напряжение). - Если коллеги всё равно против – договориться, что лиса "работает" только в определенные дни (например, по пятницам). 2. Перенаправляем энтузиазм Иннокентия - Корпоративный стендап или lightning talk: - Предложите ему сделать доклад о таксидермии в научно-популярном ключе (например, "Биология через искусство: как таксидермия помогает науке"). - Акцент на образовательную ценность, а не на "жуткие" детали. - Если коллеги согласятся – это станет поводом для диалога, если нет – Иннокентий поймет, что тема действительно нишевая. 3. "Офисный зоопарк" – нейтрализуем тему через абсурд - Объявите неделю "странных хобби": - Каждый приносит что-то необычное (Василий – модель Калашникова, Лена – фото мейн-кунов в костюмах, кто-то – коллекцию кактусов и т. д.). - Таксидермия перестанет выделяться на общем фоне, а команда увидит, что у всех есть свои "причуды". 4. Командный тимбилдинг с элементами хобби - Организуйте выезд на природу или в музей (например, Дарвиновский), где таксидермия – часть экспозиции. - Это поможет: - Коллегам увидеть таксидермию в менее пугающем контексте. - Иннокентию – понять, что в музее это уместно, а в офисе – не всегда. 5. Если ничего не помогает – "ритуал прощания с лисой" - Предложите Иннокентию устроить "официальные проводы" лисы из офиса: - Шуточный сертификат "Самое необычное рабочее место 2024". - Фотосессия на память (чтобы он не чувствовал, что его увлечение отвергают). - Взамен – компенсация вроде выделенного места для лисы в общем холле (если компания готова пойти навстречу). Почему это сработает? - Иннокентий не чувствует себя атакованным, а его хобби получает признание (пусть и в адаптированном виде). - Команда видит, что руководство не игнорирует их дискомфорт, но и не давит на сотрудника грубо. - Проект не теряет ценного кадра, а конфликт превращается в историю для корпоративного фольклора. Итог: Гибкость + юмор = лучший способ решить проблему без жёстких мер. Начинаю думать, что меня ИИ заменит сильно быстрее, чем я думала😂 @upravlenieproektami

#кейс В продолжение кейса про таксидермиста Иннокентия🦊 Ссылка на кейс Это вторая часть разбора, первая - тут Слово подписчикам, лучший комментарий под этим кейсом (на мой субъективный вкус, конечно же!) - ниже. Антон Бурак: Надо сделать не баг, а фичу - попросить Кешу сбацать чучело обдолбанной лисы, как в мемасе, пусть это будет представитель заказчика на объекте, или там чучело какой-нибудь обезьяны и назвать его именем самого противного клиента за всю историю компании. Или вот раз всем так "нравится" чучело - тогда пусть это чучело будет переходящим призом сотруднику с самыми низкими показателями по итогам месяца. И весь месяц стоит у него на столе. И Иннокентий при деле, и нематериальная мотивация и элемент игры. И 100% у вас есть заказчик, директор которого увлекается охотой. Вот пусть Кеша ему кабана набьет (или как это называется) А команде потом преподнести Иннокентия, как ключевой актив, который налаживает отношения с ключевыми партнерами, понимать надо! Антон, вам - жму руку за умение сделать из лимонов лимонад🤝 Спасибо всем, кто переживал за команду, Иннокентия и немного - за лису! @upravlenieproektami

#кейс В продолжение кейса про таксидермиста Иннокентия🦊 Ссылка на кейс Ну что, давайте вместе думать, что делать с любителем набить чучело лисы на досуге. Вообще из оригинального в кейсе есть только таксидермия, а в целом - описан достаточно обычный поведенческий конфликт, который бывает даже в самых сплоченных командах. Поэтому вариант 4 - уволить Иннокентия и заодно сорвать проект - сильно не соответствует накалу ситуации. Если команду может разрушить посторонний чувак, рассказывающий, как он приделывает лисе стеклянные глаза - то не стоит себе врать, команды в этом проекте нет. А если уволить Иннокентия - то и проекта выполненного тоже уже точно не будет. Вариант 3 - поменять Иннокентия на кого-то из чужой команды - тоже далек от идеала. Во-первых, даже если вы Майкрософт и у вас сидят тысячи разработчиков, бери и радуйся - крайне сложно будет так быстро вывести нового человека на нужную скорость в середине проекта. Во-вторых, в соседних командах явно спросят, чего это вы разбрасываетесь людьми, и вам придется или сказать правду, или наврать, негативные последствия обоих вариантов легко просчитать. Есть какая-то микровероятность, наверное, что в другой команде из 10 человек 9 - охотники, которые примут Иннокентия как родного, но какова она? Вариант 5 - привлечь HR - имеет смысл только как шаг к увольнению, если вам нужно собрать документальный компромат. Прикрываться бумажками и условным "кодексом этики" - это прям расписаться в собственной слабости, причем на глазах у всей команды. Причем тот, кто это хоть раз делал - тот знает, что в HR в большинстве случаев тоже сидят не дураки, которым лишние риски не нужны, и вероятность того, что в этом кейсе они впишутся за вас - минимальна. Посоветуют лучше работать с персоналом, скажут, что поводов для привлечения к дисциплинарке нет (т.к. их действительно нет), нальют вам какао и отправят разбираться дальше самому. Вариант 6 - веселый и интересный замес, если вы не планируете работать в компании дальше. В целом, пожить пару месяцев как в ситкоме 2000х - что-то в этом есть, но репутация ваша такого точно не переживет. И призвать потом к порядку потерявшую берега команду будет ой как сложно, если не невозможно. Ну и проект тоже уже точно полетит в тартарары. Вариант 2 - провести душеспасительную беседу - в целом не вреден, примерно как БАД, может помочь тем, кто в это поверит. Но с такой же вероятностью вызовет и обострение конфликта - если условная Леночка до этого страдала с валерьянкой на показуху, то, почувствовав внимание к проблеме, она даже может поверить в то, что в команде и впрямь невыносимые условия. Так что тут до начала беседы надо тщательно все взвесить, чтобы не навредить. Вариант 1 - на все забить - не так плох, как кажется. Все взрослые люди, конфликт к рабочим задачам отношения не имеет - вот пусть и разбираются сами. Если бы я увольнялась при каждом случае, когда мне в компании не нравилось чье-то хобби или, скажем, стиль одежды, то, кажется, в моей трудовой уже давно закончилось бы место. Причем часто даже неважна реальная серьезность проблемы - у людей просто есть потребность иметь условного "общего врага", который мог стать как неудачно рассказавший про лису Иннокентий, так и Василий с его автоматом и дурацкими шутками про "не служил - не мужик" или Леночка с ее периодическими прогулами, потому что "показалось, что котик заболел". Просто в этот раз не повезло Иннокентию. С большой вероятностью конфликт заглохнет сам, Кеша переключится на охотника из соседнего отдела, а сотрудникам полегчает. С Иннокентием можно еще раз доброжелательно поговорить (потому что первый раз вы уже облажались, рассказав ему, что его хобби "многие люди считают жутким и социально неприемлемым"), объяснить, как происходящее влияет на проект и апеллировать к профессиональной сознательности. Возможно, даже придется на какое-то время стать так нужным Иннокентию слушателем про то, как сложно мумифицировать лапки кролика. Скорее всего, это сработает. А лиса на столе - ну что лиса, тем более, что она как живая, отличный маскот для команды может выйти. @upravlenieproektami

И снова про защиту государством персональных данных⛓ Я тут недавно впервые приняла участие в общедомовом голосовании не на m​o​s​.​r​u, а на dom.gosuslugi, т.к. нужно было проголосовать по квартире родителей в очень далеком от Москвы городе. Ну что тут сказать, я в легком потрясении. Полное отсутствие UX-UI и то, что там нет никакой адаптации к мобильному браузеру, пережить можно, но при публикации результатов, оказыватся, ВСЕМ виден список ФИО всех проголосовавших (а ФИО + собственность на недвижимость - это прям 100% персданные). И более того, там еще и видно, кто и как проголосовал. Вот Полина Васильевна на скриншоте, например, поддерживает переход на электронное голосование, а Вадим Иванович воздержался. Блюр, если что, добавила я, в оригинале на госуслугах его нет. Сейчас в голосовании хоть повестка относительно невинная, а вот при голосовании за какое-нибудь "а давайте посадим консьержа за 1000 руб.с квартиры" мордобой между соседями в этом далеком небогатом городе обеспечен. @upravlenieproektami

Про толерантный ИИ Вот они, первые результаты генерации курсов иностранного языка силами ИИ, которыми так гордился Дуолинго пару месяцев назад🤷‍♀️ @upravlenieproektami

Кто пропустил новый кейс про таксидермиста Иннокентия и конфликт в команде - еще можно успеть. Ответ скоро! P.S. Ждала лису в комментариях, но, видимо, ушла эпоха этого мема🦊 @upravlenieproektami